Apakah Pilih Rumus IF atau VLOOKUP Pada Penyusunan Grade Nilai Siswa ?

Dalam Excel kadang ada 2 rumus dengan fungsi yang berbeda tapi bisa digunakan untuk menghitung 1 pola yang sama. Pada prinsipnya kita boleh memilih rumus mana saja yang akan digunakan untuk kebutuhan tersebut. Hanya saja memang kita juga perlu mengetahui apa saja kekurangan serta kelebihan rumus tersebut. Supaya kita bisa memilih rumus yang tepat pada perhitungan pengolahan data.

Salah satu contoh penghitungan yang bisa menggunakan 2 rumus berbeda adalah Grade Nilai Siswa. Biasanya menghitung grade nilai siswa akan menggunakan kriteria nilai yang tentu saja menggunakan format angka. Inilah yang akan kita bahas yaitu rumus apa yang kira - kira lebih tepat digunakan untuk menghitung grade nilai siswa ?

Apa Itu Grade Nilai dan Bagaimana Cara Menghitungnya ?

Grade nilai siswa adalah penilaian terhadap seluruh kegiatan Siswa baik yang berbentuk ujian, tugas atau yang lainnya dan diberikan langsung oleh guru. Biasanya grade nilai ini akan dihitung berdasarkan jumlah nilai yang telah digabungkan. Batasan nilai siswa bisa dalam bentuk angka 1 sampai dengan 10 atau bisa juga dalam bentuk angka 10 sampai dengan 100.

Menghitung Grade Nilai Siswa Dalam Excel

Grade nilia ini akan disusun berdasarkan huruf misalnya A, B, C dan lain - lain. Batasan yang digunakan pada penyusunan grade nilai ini bisa mulai dari A sampai C atau bisa juga mulai dari A sampai dengan F dan lain - lain. Batasan yang diberikan tentu saja adalah nilai siswa masing - masing. Misalnya jika nilai Siswa 90 maka gradenya A, atau contoh lain misalnya jika nilai siswa adalah 60 maka gradenya C.

Jika penghitungan grade nilai siswa ini dilakukan dalam Excel maka tentu kita harus menggunakan rumus. Rumus tersebut gunanya adalah untuk mempercepat serta mempermudah proses penghitungan grade. Karena jika dihitung satu persatu selain lama juga akan sangat merepotkan.

Adapun rumus Excel yang bisa digunakan untuk menghitung grade nilai siswa adalah rumus Excel IF serta rumus Excel VLOOKUP. Memang kedua rumus ini bisa digunakan untuk kebutuhan tersebut. Hanya saja pada artikel ini kita akan bahas pada saat kondisi seperti apa yang cocok menggunakan rumus IF dan pada saat kondisi seperti apa yang cocok menggunakan rumus Excel VLOOKUP. Supaya kita bisa memilih dan menggunakan rumus yang paling tepat untuk menghitung grade nilai siswa dalam Excel.

Contoh Menghitung Grade Nilai Dalam Excel

Sebelum memutuskan apakah akan menggunakan rumus IF atau rumus VLOOKUP mari kita bahas cara hitungnya terlebih dahulu. Contoh menghitung grade nilai siswa ini akan menggunakan 2 rumus ini. Baru kemudian kita akan membandingkan mana yang lebih mudah.

Untuk contoh menghitung grade nilai Siswa dalam Excel silahkan perhatikan gambar berikut ini :

Menghitung Grade Nilai Menggunakan IF atau VLOOKUP

Pada contoh tersebut sudah ada Tabel Penghitungan Nilai Siswa yang dilengkapi dengan grade. Nilai Siswa akan disusun berdasarkan beberapa unsur yang memang terkait dengan Mata Pelajaran. Misalnya Nilai Ulangan, Nilai Tugas, UAS, MID dan lain - lain. Konsep penghitungan nilai bisa diubah sesuai dengan ketetapan masing - masing sekolah. Hanya saja untuk menghitung grade pada kolom K rumus Excelnya akan tetap sama.

Batasan nilai yang akan digunakan pada contoh diatas khusus untuk menghitung grade adalah sebagai berikut :

0 - 59 : E
60 -69 : D
70 - 79 : C
80 - 89 : B
90 - 100 : A

Untuk contoh perhitungan grade misalnya nilai siswa adalah 85 maka grade yang akan muncul pada kolom K adalah B. Grade ini tentu akan muncul secara otomatis setelah kolom nilai terisi sesuai dengan perhitungan yang telah dilakukan.

1. Menggunakan Rumus IF

Mungkin rumus IF ini merupakan rumus yang paling sering digunakan untuk menghitung nilai siswa. Proses menghitung nilai siswa khususnya grade dengan rumus IF memang sangat mudah. Kita tidak perlu menyertakan Tabel Grade Nilai seperti yang terlihat pada contoh gambar diatas. Maksudnya tanpa menggunakan Tabel Grade Nilai maka proses penghitungan nilai akan tetap bisa dilakukan.

Jika proses menghitung nilai siswa khususnya kolom Grade akan menggunakan IF maka rumusnya adalah sebagai berikut :

=IF(J10>=90;"A";IF(J10>=80;"B";IF(J10>=70;"C";IF(J10>=60;"D";"E"))))

Dengan menggunakan rumus diatas maka secara otomatis grade nilai siswa akan muncul. Munculnya grade tersebut akan sesuai dengan batasan yang telah disebutkan. Jika memang batasan nilai yang digunakan berbeda silahkan ubah angka yang mewakili batasan nilai secara langsung pada rumus tersebut.

2. Menggunakan Rumus VLOOKUP

Konsep yang digunakan untuk menghitung grade nilai dengan rumus VLOOKUP memang sedikit berbeda dengan IF. Karena pada rumus VLOOKUP wajib menambahkan Tabel Grade seperti pada contoh diatas sebelah kanan. Tanpa menambahkan Tabel Grade maka proses penghitungan nilai tidak bisa dilakukan.

Selanjutnya jika membahas apakah menggunakan rumus ini juga akan mudah seperti pada contoh pertama maka memang caranya juga mudah. Hanya saja ada 2 catatan penting jika akan menghitung grade nilai siswa dengan menggunakan rumus VLOOKUP. Kedua catatan penting tersebut adalah sebagai berikut :

Membuat Tabel Grade : wajib menambahkan atau membuat Tabel Grade Nilai kemudian menyusun kriteria nilai dari kecil ke besar ( tidak boleh dari besar ke kecil )
Memilih TRUE : pada pengisian argumen rumus VLOOKUP wajib menggunakan value TRUE jangan FALSE

Pastikan memahami kedua unsur penting tersebut supaya grade nilai siswa muncul sesuai dengan kriterianya. Untuk poin pertama sudah dibuatkan pada contoh diatas yaitu Tabel kecil disebelah kanan sedangkan untuk value TRUE nanti akan kita lihat pada contoh rumusnya.

Jika akan menghitung grade nilai siswa menggunakan VLOOKUP dalam Excel maka rumusnya adalah sebagai berikut :

=VLOOKUP(J10;$N$12:$O$16;2;TRUE)

Dengan menggunakan rumus ini juga Grade Nilai Siswa akan otomatis muncul sesuai dengan kriterianya. Mohon dicatat, bagian penting selain 2 yang sudah disampaikan diatas adalah usahakan menggunakan tanda atau symbol $ seperti pada contoh diatas. Supaya proses copy dan paste rumus ini akan mengikuti batasan Tabel atau tabel grade tidak bergeser alamat Cellnya.

Pilih Mana, Apakah Rumus IF atau VLOOKUP ?

Sebelum membahas atau memutuskan rumus mana yang akan digunakan pastikan sudah membaca seluru penjelasan diatas. Karena menurut Saya sebenarnya dua rumus ini bisa digunakan untuk menghitung grade nilai siswa. Hanya saja Saya akan coba membandingkan kelebihan serta kekurangannya supaya kita bisa memilih rumus yang tepat sesuai dengan kondisi pada data yang sedang diolah.

1. Kelebihan dan Kekurangan IF Untuk Grade Nilai

Kelebihan dengan rumus IF adalah prosesnya lebih umum digunakan. Maksudnya rumus IF lebih sering digunakan untuk menghitung grade nilai dibandingkan dengan rumus VLOOKUP. Selain itu kelebihan yang kedua adalah jika menggunakan rumus IF kita tidak perlu membuat Tabel Grade tersendiri seperti yang sudah dijelaskan diatas.

Sedangkan kekurangan dengan menggunakan rumus IF adalah semakin banyak grade nilai maka rumusnya akan semakin panjang. Silahkan bandingkan 2 contoh rumus diatas, memang rumus IF lebih panjang dibandingkan dengan rumus VLOOKUP. Selain itu jika menggunakan rumus IF kemudian ada perubahan pada kriteria grade nilai maka kita harus mengubah rumusnya secara langsung.

2. Kelebihan dan Kekurangan VLOOKUP Untuk Grade Nilai

Kelebihan menggunakan rumus VLOOKUP adalah rumusnya tidak akan terlalu panjang. Meskipun kriteria ditambah semakin banyak maka rumusnya tetap tidak akan berubah. Karena yang akan diubah bukan pada rumus Excelnya tetapi pada Tabel Grade Nilainya.

Sedangkan kekurangan menggunakan VLOOKUP tentu saja adalah harus menambahkan Tabel kriteria tersendiri persis seperti yang dicontohkan pada gambar diatas. Tanpa Tabel tersebut maka proses penghitungan nilai tidak akan bisa dilakukan.

Sebenarnya menurut saya untuk memilih apakah akan menggunakan rumus IF atau rumus VLOOKUP silahkan sesuaikan dengan jumlah kriteria pada grade nilainya. Jika kriterianya cukup panjang maka silahkan pilih rumus VLOOKUP sedangkan jika kriterianya tidak terlalu panjang maka silahkan pilih dan gunakan rumus IF saja.

Penutup

Pada dasarnya menggunakan rumus IF atau VLOOKUP pada perhitungan Grade Nilai Siswa tetap sama - sama mudah. Hanya saja memang ada beberapa catatan penting yang wajib diketahui terutama jika akan menggunakan rumus VLOOKUP. Catatan ini sangat berpengaruh terhadap hasil penghitungan grade nilai yang dilakukan.

Adapun ketiga catatan penting tersebut adalah pertama wajib membuat Tabel Grade untuk kriteria penghitungan. Kedua wajib memilih value TRUE pada argumen rumus Excel VLOOKUP. Sedangkan yang ketiga adalah usahakan menambahkan tanda atau symbol $ pada alamat Cell tabel Grade. Symbol dollar tersebut akan mengunci posisi alamat cell tabel grade dan tidak akan berubah jika rumus VLOOKUP digeser untuk proses copy dan paste.

Semoga setelah membaca penjelasan diatas kita bisa memutuskan apakah akan menggunakan rumus IF atau VLOOKUP. Meskipun keduanya sama - sama bisa digunakan untuk keperluan ini. Semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca dan sampai jumpa kembali pada pembahasan menarik lainnya.